Het aanmaken van een Hub!

Inleiding

Hubs zijn de motor van het platform. Hiermee kan de gewenste functionaliteit worden gebouwd en worden geautomatiseerd.

Het proces van het aanmaken van een hub is in een stappen wizard gegoten die we hierna zullen doorlopen.

Bij het aanmaken van een nieuwe Hub of het wijzigen van een bestaande hub opent de wizard zich en kun je de stappen doorlopen. Met de button ‘Volgende’ sla je de huidige stap op en ga je door naar de volgende stap.

APP Connector

Voordat je kan beginnen aan het maken van een Hub, moet eerst de App connector aangemaakt worden in de AFAS omgeving. Met een App connector beheer je de verbindingen met externe applicaties. Via tokens geef je toegang tot de Connectoren. Deze tokens kun je vanuit de App connector aanmaken. De token heb je nodig om Omgevingen aan te kunnen maken in HubBI.

Zie voor het aanmaken van de App connector het artikel uit de Help van AFAS:

Stap 1: Algemene gegevens

In de eerste stap kun je de naam van de Hub kwijt en een (functionele) omschrijving toevoegen.

Stap 2: Trigger

Met de trigger kun je bepalen hoe een Hub wordt gestart.

Voor nu zijn er 2 triggers beschikbaar en is er 1 in ontwikkeling:

  1. Planning (ingepland op bepaalde datum/tijd en repeterend)
  2. Hub (opgestart na afronden van een andere hub)
  3. Webhooks (in ontwikkeling)

Geen

Met de optie ‘geen’ kan de hub alleen handmatig gestart worden.

Planning

Met het trigger type planning kun je een hub inplannen. Deze hub wordt dan frequent gedraaid op basis van de door jouw ingestelde planning.

Hub

Met het trigger type Hub kan er een andere Hub worden geselecteerd die na afronding de desbetreffende hub zal starten. Dit kan bijvoorbeeld erg handig zijn wanneer de volgorde van uitvoeren van een bepaalde Hub van belang is.

Op deze manier is de duur van het uitvoeren van individuele Hubs geen probleem.

Webhooks

Dit onderdeel is nog in ontwikkeling. Uiteindelijk zal het hiermee mogelijk zijn om een Hub te starten middels een webhook vanuit externe systemen.

Stap 3: Doel

Bij het doel bepaal je waar de gegevens naar toe gaan.

Er zijn 3 opties:

  • AFAS Profit
  • Bestandsbibliotheek
  • Verbindingen

AFAS Profit

Je kiest een Profit omgeving die is aangemaakt bij Omgevingen. Vervolgens kies je de gewenste UpdateConnector die je wilt gebruiken om de data naar de betreffende Profit omgeving te sturen.

In onderstaand artikel van de help van AFAS vind je welke UpdateConnectoren er zijn:

Wanneer je in de mapping eenmaal velden hebt gekoppeld is het niet meer mogelijk om bij de bronnen de UpdateConnector te wijzigen. Hiervoor dien je eerst alle doelvelden in de mapping te ontkoppelen. Weten hoe je een Doelveld moet ontkoppelen? Dat lees je hier:

Bestandsbibliotheek

Hier kun je kiezen uit een Bestandsbibliotheek die is aangemaakt. Bestandsbibliotheken kunnen in HubBI worden gebruikt om bestanden uit verschillende bronnen naar Afas over te zetten.

In het menu bestandsbibliotheek zie je een overzicht van de beschikbare bestandsbibliotheken.

Bestandsbibliotheek in HubBI

Met de button ‘Toevoegen’ kun je een bestandsbibliotheek toevoegen.

Je hebt de keuze uit 3 opties:

  • AFAS Profit
  • One Drive
  • Azure Storage

AFAS Profit

Met deze bestandsbibliotheek kun je bestanden bijvoorbeeld vanuit de ene Afas omgeving omzetten naar een andere omgeving. Ook kun je ze ophalen en terugzetten in dezelfde omgeving onder bijvoorbeeld een nieuw type dossieritem.

Bij het toevoegen van een Afas bestandsbibliotheek kies je de bronomgeving waar de bestanden vandaan moeten komen. Deze zijn aangemaakt bij het menu omgevingen zie artikel: Omgevingen.

OneDrive

Met deze bestandsbibliotheek kun je bestanden ophalen vanaf een OneDrive en doorsturen naar een Afas omgeving.

PAS OP! Wanneer je gebruik wil maken van het type ‘One Drive’ krijg je de keuze uit One Drive en Sharepoint. Voor beide opties is het noodzakelijk dat het gebruik van de applicatie goedgekeurd wordt door de ICT-afdeling van je organisatie. Alleen dan kan de HubBI applicatie gebruik maken van de Office-services.

Meer informatie over de naam van de applicatie en de goedkeuring hiervan vind je hier: Naam van de applicatie.

Meer informatie over de methode en de werking van autorisatie richting One Drive/ Sharepoint lees je hier: Methode en werking van de autorisatie.

Azure Storage

Met deze bestandsbibliotheek kun je bestanden ophalen vanaf een Azure Storage en doorsturen naar een Afas omgeving.
Voor meer informatie over Azure Storage zie: https://azure.microsoft.com/nl-nl/services/storage/blobs/.

Voor het benaderen van de bestanden in de Azure Storage kun je gebruik maken het gratis hulpprogramma, deze is te downloaden via: https://azure.microsoft.com/nl-nl/features/storage-explorer/.

Geldigheid

Bij geldig t/m stel je een datum in hoe lang de Azure Storage bestandsbibliotheek benaderbaar is. De toegang zal automatisch komen te vervallen en de bestanden zijn niet meer zichtbaar en benaderbaar in de Azure Storage explorer. De bestanden blijven wel bewaard in Azure Storage. Je kunt de datum aanpassen in de bestandsbibliotheek in HubBI, er wordt een nieuwe SAS-URL gegenereerd, waarmee je weer een nieuwe blob container kan aanmaken om weer toegang te krijgen tot de bestanden.

Let op: verwijder de bestandsbibliotheek in HubBI niet, dan zal namelijk de volledige Azure Storage blob container worden verwijderd inclusief de daarin geplaatste mappen en bestanden.

Mapping

De bestandsbibliotheek koppel je in de mapping op het veld:
‘File as byte-array (FileStream)

Verbindingen

Niet alle systemen hebben een koppeling met AFAS. Dat zorgt vaak voor onnodig handmatige werkzaamheden. Met HubBI kun je dit voorkomen. HubBI kan doormiddel van een API (Application Programming Interface) gegevens uitwisselen met een ander systeem. Een API is een internationale koppelstandaard die het mogelijk maakt dat twee applicaties met elkaar kunnen communiceren. Ook hiermee bereik je dat je gegevens kunt toevoegen, verplaatsen en wijzigen in de vorm van voor gedefinieerde bewerkingen, deze worden bij IJK ook Hubs genoemd. Op deze manier kunnen er gegevens van AFAS naar een ander systeem worden gestuurd en andersom.

Premium connectoren

Koppelingen met externe systemen worden eenmalig op verzoek van de klant door IJK ontwikkeld. Hiermee komen de voor gedefinieerde functies beschikbaar in HubBI om vervolgens gebruikt te worden in een Hub.

Voor meer informatie over de premium connectoren of wensen voor andere dan onderstaande genoemde koppelingen, neem contact met ons op.

Gerealiseerde koppelingen

Op dit moment zijn er met de volgende systemen koppelingen gerealiseerd:

  • TOPdesk

Koppelingen in ontwikkeling

Momenteel zijn de volgende koppelingen in ontwikkeling:

  • ONS (Nedap)

Stap 4: Bronnen

Bij bronnen bepaal je van waar je de gegevens wil ophalen.

Er zijn 4 verschillende soorten bronnen te kiezen:

  • Excel-bestand
  • GetConnector
  • Bestandsbibliotheek
  • Verbinding

Excel-bestand

Als bron kun je gebruik maken van een Excel-bestand. Kies bij toevoegen voor de optie: Excel-bestand. Onderstaande wizard wordt geopend:

Sleep het Excel-bestand in de wizard en kies het Werkblad dat je wilt gebruiken. Eén Excel bestand kan meerdere keren als bron worden gebruikt d.m.v. het kiezen van het juiste werkblad.

GetConnector

Als bron kun je gebruik maken van een GetConnector. Kies bij toevoegen voor de optie: GetConnector. Voor meer informatie over GetConnectoren zie ook het volgende help artikel van AFAS:

Onderstaande wizard wordt geopend:

Selecteer de omgeving en de GetConnector. De bronomgeving kan een andere omgeving zijn dan de doelomgeving. Voor meer uitleg over omgevingen, zie het volgende artikel: Omgevingen.

Bestandsbibliotheek

Als bron kun je gebruik maken van een Bestandsbibliotheek. Kies bij toevoegen voor de optie: Bestandsbibliotheek. Meer informatie over een Bestandsbibliotheek vind je onder stap 3: Doel.

Verbinding

Als bron kun je gebruik maken van een Verbinding. In het menu verbindingen zie je een overzicht van de verbindingen die zijn toegevoegd.

Meer informatie over verbindingen vind je onder stap 3: Doel.

Bronnen koppelen

Het is mogelijk om met meerdere bronnen te werken. Deze moet je dan aan elkaar koppelen.

Voorbeelden hiervan zijn o.a.:

  • Een Excel-bestand met meerdere tabbladen. Elk gewenst tabblad kun je als bron toevoegen;
  • Meerdere Excel-bestanden;
  • Een combinatie van Excel-bestand(en) en een GetConnector.

Om hiervan gebruik te maken voeg je meerdere bronnen toe middels de button ‘Toevoegen’.

Bij het toevoegen van een Excel bronbestand zie je onderstaande wizard.

Bij ‘relaties’ kan aangegeven worden aan welke bron de data gekoppeld moet worden. Er kan ook aangegeven worden op basis van welk veld de relatie gelegd moet worden. In onderstaande situatie wordt gekeken naar het personeelsnummer om de juiste regels aan elkaar te koppelen uit beide Excel-bestanden.

De medewerkers uit bronbestand ‘1. Medewerker NAW.xlsx’ gekoppeld aan de medewerkers die voorkomen in het bronbestand ‘2. Contractgegevens.xlsx’.

Het is ook mogelijk om op meerdere velden de relatie te leggen. Een veelgebruikte is op ‘personeelsnummer’ en ‘dienstverbandnummer’ zie hieronder:

Het kan voorkomen dat je bij het testen van een Hub de volgende foutmelding krijgt: ‘Sequence contains no matching element’. In dat geval zijn de relaties bij de tweede bron verkeerd gelegd of er zijn geen resultaten. Controleer de relaties in de bronnen of deze aan beide kanten op hetzelfde veld hebt gelegd.

Filters

Als je een of meerdere bronnen hebt toegevoegd kan het zijn dat je een filtering wilt instellen op de bron. Ga naar ‘Filters’ en klik op de button ‘Nieuwe set’.

Voorbeeld: stel je wilt de Hub eerst testen en versturen voor één medewerker dan stel je een filter in op dat personeelsnummer Alleen de regel(s) van medewerker 12345 worden opgehaald. In het filtervakje kun je zelf de waarde ingeven. Kies vervolgens voor opslaan.

Als je op meerdere gegevens wilt filteren kan dat binnen één set. Dan worden beide filters toegepast.

Je kunt ook een nieuwe set toevoegen. Dan zal gekeken worden of er aan één van de filters wordt voldaan.

Bron aanpassen

Een bron kun je verversen, wijzigen of verwijderen.

Verversen

Verversen van een bron kan middels onderstaande button:

Het gaat hier alleen om de bron GetConnector. Een Excel bestand kun je niet verversen. Als er wijzigingen zijn aangebracht dan moet je het Excel bestand wijzigen, zie hieronder.

Wijzigen

Wijzigen van een bron kan middels onderstaande button:

Bij het wijzigen van de bron blijven de doelvelden in de mapping behouden.

Verwijderen

Een bron verwijderen kan middels onderstaande button:

Let op: het gevolg van een bron verwijderen is dat de mapping verdwijnt en deze vervolgens opnieuw gemaakt moet worden.

Stap 5: Vertaaltabellen

Deze stap is optioneel en zal niet altijd nodig zijn. Met een vertaaltabel kunnen waarden uit je bron omgezet worden. HubBI zal alle waarden uit je bron gaan omzetten volgens de vertaaltabel.

Hieronder een voorbeeld van het veld geslacht waarbij de oude waardes vertaald moeten worden naar cijfercodes:

Omschrijving Oude waarde Nieuwe waarde
Man M 1
Vrouw V 2

Een vertaaltabel kun je handmatig aanmaken of importeren.

Handmatig aanmaken

Geef bij het tabje ‘Algemeen’ een Naam op voor de vertaaltabel en eventueel een standaardwaarde:

In het tabje ‘Regels’ kun je regels gaan toevoegen middels de button ‘Toevoegen’:

Importeren

Als je vertaaltabellen hebt in Excel dan kun je deze importeren, zie onderstaand voorbeeld.

  • Nadat een vertaaltabel is geïmporteerd dient het werkblad geselecteerd te worden waarop de vertaaltabel is opgenomen.
  • Vervolgens dient aangegeven te worden welke kolom in het Excel bestand de oude waarde bevat en welke kolom de nieuwe waarde bevat.
  • In onderstaand voorbeeld staat de oude waarde in de kolom ‘Oude waarde’.

Het is mogelijk handmatig extra regels toe te voegen aan een vertaaltabel nadat die is geïmporteerd.

Let op: bij het importeren van een vertaaltabel moet elke waarde in het ‘bronveld’ uniek zijn. Als er dubbele regels voorkomen in het Excel bestand zal de import bij de eerste dubbele waarde worden afgebroken. Hierdoor zal de vertaaltabel waarschijnlijk niet volledig zijn.

Stap 6: Mapping

In de Mapping komen doelvelden beschikbaar. Deze zijn afhankelijk van het gekozen doel.

Per doelveld wordt bepaald welk bronveld naar welk doelveld gaat en welke bewerkingen eventueel nodig zijn. Niet alle doelvelden hoeven gebruikt te worden. Dit is afhankelijk van de situatie.

Doelvelden

Per doelveld wordt bepaald welk bronveld naar welk doelveld gaat en welke bewerkingen eventueel nodig zijn. Niet alle doelvelden hoeven gebruikt te worden, dit is afhankelijk van de situatie.

Filters

Er kan gefilterd worden op bepaalde waardes, zodat je alleen die doelvelden zichtbaar krijgt voor meer overzicht:

Op onderstaande waardes kun je filteren:

  • Leeg: er is nog niets vastgelegd op dit veld
  • Niet geldig: de bewerking die is vastgelegd is niet (meer) geldig, controleer deze
  • Verplicht: dit doelveld is o.b.v. de meta-data vanuit AFAS verplicht. Het is niet per definitie een verplicht veld voor de bewerking die je wilt uitvoeren
  • Ingevuld: voor dit veld is een bewerking vastgelegd

Methode

De doelvelden hangen onder een hoofdmap. In het voorbeeld hieronder ‘AfasEmployee’ moet aangegeven worden welke methode gebruikt wordt.

Er zijn drie opties:

  1. Toevoegen: er moeten gegevens toegevoegd worden
  2. Wijzigen: bestaande gegevens moeten gewijzigd worden
  3. Verwijderen: bestaande gegevens moeten verwijderd worden

Indien een doelveld gevuld is en op de bovenliggende map is geen Methode gekozen dan zal deze rood kleuren. De methode moet dan nog gevuld worden.

Doelvelden koppelen

Als je op een doelveld gaat staan komt aan de rechterkant een menu, waarbij je kunt kiezen voor een type bewerking.

Er zijn vijf opties:

  • 1-op-1: je kiest een bron en een bronveld. De waarde wordt zonder verdere bewerking overgenomen vanuit dat bronveld
  • Vaste waarde: je geeft een vaste waarde op, bijvoorbeeld 1000 en alle doelvelden zullen deze waarde krijgen
  • Vertaaltabel: je kiest een bron, een bronveld en een vertaaltabel en de waarde uit het bronveld wordt d.m.v. de vertaaltabel omgezet
  • Functie: voor de complexere conversieregels is type Functie beschikbaar. Hier kunnen verschillende bronbestanden met elkaar gecombineerd worden. Ook kunnen hier afhankelijkheden worden ingericht en voorwaarden voor het wel/niet vullen van een veld
  • Bestand: met deze optie kan een Bestandsbibliotheek aangeroepen worden

In het Opmerking veld kun je een omschrijving geven om duidelijk te maken welke bewerking wordt gedaan op het veld. Dit is niet verplicht.

Indien het vinkje Verplicht op Ja wordt gezet, dan wordt aangegeven dat dit veld altijd een waarde moet bevatten bij het uitvoeren van de mapping.

Doelvelden ontkoppelen

Indien je een doelveld wil leegmaken klik dan links het betreffende doelveld aan en rechts bij Type klik je op het kruisje en vervolgens op opslaan.

Stap 7: Testen

Als stap 1 tot en met 6 zijn doorlopen kun je de Hub gaan testen. Klik hiervoor op de button ‘Testen’ rechtsboven.

Is de Hub helemaal goed dan zal de status ‘Getest’ te zien zijn. De regels die vanuit de bronvelden naar de doelvelden gaan worden getoond. Check ook altijd even het Logboek.

Mochten er fouten zijn dan zal de status ‘Mislukt’ of ‘Getest met fouten’ zijn en kun je het logboek raadplegen voor de foutmelding(en).

Logboek

Via de button Logboek wordt een logboek geopend in een apart tabblad.

Het logboek is opgedeeld in 3 tabbladen met soorten foutmeldingen:

  • Mapping
  • Algemene foutmeldingen
  • Doel foutmeldingen

Op het tabblad achter de naam kun je zien hoeveel fouten er zijn per soort.

Als je naar aanleiding van het logboek aanpassingen doorvoert en de Hub opnieuw test kan het logboek worden vernieuwd. Het is niet nodig het logboek tussentijds af te sluiten. Het logboek kan separaat in een apart tabblad open blijven staan en met F5 kun je deze verversen.

Het is altijd aan te raden het logboek te controleren ook als je de melding ‘getest’ krijgt zonder fouten. Er kunnen nog meldingen zijn.

Middels de button ‘Exporteren’ kun je het logboek exporteren naar Excel.

Het ‘Doelveld’ in het logboek geeft aan op welk veld in de mapping de foutmelding voorkomt. De veldbenaming komt niet altijd overeen met de benaming in de mapping, zoals in het voorbeeld hieronder. Wat tussen haakjes staat komt wel overeen, in dit voorbeeld: CpEM.

Indien er geen meldingen meer zijn, kun je door naar de volgende stap ‘versturen’.

Stap 8: Versturen

Middels deze stap verstuur je de gegevens. De Hub zal de gegevens gaan versturen. In de tussentijd kun je gewoon een ander Hub maken of raadplegen. Stuur je gegevens naar Profit dan kun je gewoon doorwerken in Profit of eventueel Profit afsluiten. De Hub zal op de achtergrond doorgaan met versturen.

Na het versturen kunnen er foutmeldingen zijn. Deze kun je raadplegen in het Logboek.

Stap 9: Signalering

Hier is in te stellen of je een mail wilt na het versturen van de Hub en naar welk mailadres. Er zijn twee opties:

  1. altijd een mail te laten versturen
  2. alleen een mail als er fouten zijn opgetreden bij het versturen.

Zorg bij optie 2 dat je onderstaand vinkje aanzet:

Stap 10: Historie

Dit onderdeel is in ontwikkeling.

Stap 11: Rapportage

Middels de button ‘Exporteren’ kun je een rapportage van de uitgevoerde Hub exporteren naar PDF of Word.

Het is mogelijk om aan te geven welke onderdelen zichtbaar moeten zijn in de rapportage.